Daten sauber aus bisherigen Werkzeugen übernehmen

Eine gelungene Datenübernahme ist mehr als eine Datei, die ohne Fehlermeldung hochgeladen wird. Die Datensätze müssen im neuen System dasselbe bedeuten, mit den richtigen Personen verbunden bleiben und für das Team nutzbar sein. Plane den Wechsel als Folge von Prüfungen mit einem wiederherstellbaren Ausgangspunkt.

Entscheide, was umziehen soll

Erfasse die Quellen: Kundendaten, Projekte, Dokumente und weitere Informationen, die der neue Ablauf braucht. Bestimme für jede Quelle eine verantwortliche Person. Trenne aktive Arbeitsdaten von historischen Unterlagen, die möglicherweise in ein kontrolliertes Archiv gehören. Kläre Aufbewahrungsvorgaben mit der zuständigen Person, bevor etwas entfernt wird.

Bewahre einen ursprünglichen Export unverändert und angemessen geschützt auf. Verwende für Bereinigung und Feldzuordnung eine separate Kopie. Dokumentiere den Exportzeitpunkt, damit spätere Änderungen im alten System nicht unbemerkt verloren gehen.

Erkläre jedes Zielfeld

Erstelle eine Zuordnungsliste mit Quellfeld, Zielfeld, erforderlichem Format und Umwandlungsregel. Prüfe Datumsangaben, Dezimaltrennzeichen, Ländernamen und leere Werte. Eine scheinbar numerische Telefonnummer muss gegebenenfalls ein Pluszeichen oder eine führende Null behalten.

Die Importanleitung von Microsoft zeigt beispielhaft, weshalb Pflichtspalten, Feldzuordnung und Importprotokolle Aufmerksamkeit brauchen. Die konkreten Schritte hängen vom Zielprodukt ab. Verwende dessen aktuelle Importspezifikation, statt bei jedem CSV-Import dasselbe Verhalten anzunehmen.

Prüfe Identität und Verknüpfungen

Lege fest, wie das System Personen, Unternehmen, Projekte oder Aufträge unterscheidet. Derselbe Name kann verschiedene Datensätze bezeichnen. Prüfe mögliche Dubletten vor dem Zusammenführen und halte fest, welche Angaben erhalten bleiben.

Teste zusammengehörige Datensätze gemeinsam. Eine beispielhafte Auswahl könnte einen Kunden mit zwei Kontakten und ein Projekt mit Anhängen enthalten. Prüfe nach dem Import, ob die Kontakte zum richtigen Kunden gehören und die Anhänge für die vorgesehenen Rollen zugänglich bleiben. Datensatzzahlen allein bestätigen diese Beziehungen nicht.

Probe den Umzug und die Wiederherstellung

Verwende eine freigegebene Testumgebung und eine repräsentative Auswahl mit fehlenden Feldern und ungewöhnlichen Zeichen. Prüfe angenommene Datensätze, Ablehnungen und Warnungen. Kläre, ob eine Wiederholung unerwünschte Dubletten erzeugt oder neuere Angaben überschreibt.

Definiere vor dem vollständigen Wechsel das Zeitfenster, den letzten Export, die Prüfverantwortung und eine klare Abbruchbedingung. Bestimme, wie bei fehlgeschlagener Prüfung wiederhergestellt wird. Eine Sicherung hilft nur, wenn die Zuständigen Inhalt und Wiederherstellung kennen.

Hole Unterstützung für eine definierte Lücke

Können vorhandene Importwerkzeuge eine notwendige Beziehung nicht erhalten, kannst du eine individuelle Migrations- oder Integrationsanforderung mit Outwork besprechen. Kläre Umfang und Kompatibilität mit dem Zielsystem, bevor du dies als Lösung einplanst.

Transparenz: iMATRIX und Outwork sind unsere eigenen Projekte. Das Produktbeispiel ist von den unabhängigen Recherchequellen getrennt.

Schliesse mit einem dokumentierten Abgleich ab: Was wurde übertragen, was blieb zurück, was schlug fehl und wer hat das Ergebnis angenommen? Halte das alte System gegebenenfalls schreibgeschützt verfügbar, bis die vereinbarte Prüfung abgeschlossen ist. Übertrage die Daten, wenn die Prüfungen bestehen, nicht nur weil die Datei bereitsteht.

Quellen: Microsoft Learn: Import data in model-driven apps; Microsoft Learn: Detect duplicate records and merge.