Ein hilfreiches Projektbriefing vorbereiten

Ein Briefing muss nicht jede technische Frage beantworten. Es muss die Arbeit so verständlich machen, dass die richtigen Fragen entstehen. Beginne mit einer Seite, die ein unbeteiligter Kollege mit eigenen Worten erklären könnte.

Die heutige Situation beschreiben

Nutze einen konkreten Fall. Bei einem erfundenen Buchungsprojekt kommen Anfragen über mehrere Kanäle, und das Team erkennt beantwortete Anfragen nicht zuverlässig. Das erklärt mehr als der Wunsch nach einem modernen System.

Ergänze ein kleines anonymisiertes Beispiel, wenn es hilft. Sende keine gesamte Kundendatenbank, wenn ein erfundener Datensatz denselben Ablauf zeigt. Benenne später nötige Informationen und den angemessenen Zugang dazu.

Das gewünschte Ergebnis erklären

Beschreibe, was jemand nach dem Projekt tun können soll. Die Briefing-Hinweise des Design Council verbinden Projekte mit Geschäftsproblem und Zielergebnis. Bleibe bei der Verbesserung, statt jedes technische Detail vorzuschreiben.

Im Buchungsbeispiel könnten berechtigte Mitarbeitende eine unbeantwortete Anfrage und ihre verantwortliche Person erkennen. Lege fest, wie sich das zeigen lässt. Ein vereinbartes Beispiel hilft mehr als Begriffe wie intuitiv oder nahtlos.

Grenzen sichtbar machen

Notiere wichtige Termine, Budgetrahmen und Abhängigkeiten. Erkläre den Grund einer Frist. Ein festes Ereignis verlangt ein anderes Gespräch als ein Wunschtermin ohne praktischen Anlass.

Benenne die Person für Umfangsfreigaben und nötige Beteiligte. Ergänze eigene Lieferungen wie Inhalte oder Zugang zu Abläufen. Trenne bestätigte Informationen von noch zu prüfenden Annahmen.

Vor festen Zusagen Fragen klären

Schliesse mit offenen Fragen und der nächsten Entscheidung. Ein Anbieter kann vor der Umsetzung sinnvollerweise eine Klärungsphase vorschlagen. Frage, was sie untersucht und welches nutzbare Ergebnis du erhältst.

Überprüft das Briefing gemeinsam und dokumentiert Änderungen. Es ist ein gemeinsamer Ausgangspunkt, kein nach dem Versand unantastbares Dokument. Halte eine aktuelle Version, damit Angebote und Entscheidungen auf demselben Verständnis beruhen.

Quellen: Design Council: Briefing by Peter L Phillips.