So reduzierst du doppelte Arbeit im Büro

Doppelte Arbeit beginnt oft mit einer kleinen Unsicherheit: Welcher Datensatz ist aktuell, wer übernimmt den nächsten Schritt oder ist die Aufgabe bereits erledigt? Verfolge eine Information vom Eingang bis zum fertigen Ergebnis, bevor du ein weiteres Werkzeug kaufst.

Zeichne eine Übergabe auf

Wähle einen bekannten Prozess, etwa eine neue Anfrage, aus der eine Kundenaufgabe wird. Notiere Eingang, kopierende Personen, beteiligte Systeme und das Signal für den nächsten Schritt. Berücksichtige auch Tabellen, E-Mails und Nachrichten ausserhalb des offiziellen Ablaufs.

Frage, was jede Person bei der Übergabe braucht. Erfassen zwei Kollegen dieselbe Adresse, weil sie dem jeweils anderen Datensatz nicht vertrauen, löst eine Schnittstelle das Grundproblem nicht. Bestimmt zuerst den verbindlichen Datensatz und die Person für Korrekturen.

Trenne Prozessführung und Automatisierung

Manche Verbesserungen brauchen nur ein gemeinsames Feld, eine zuständige Person und eine Abschlussregel. Andere profitieren von einer automatischen Aktion nach einem Ereignis. Eine geführte Schrittfolge ist nicht dasselbe wie ein automatisierter Ablauf. Prüfe die tatsächlichen Funktionen des gewählten Systems.

Beschreibe die Änderung ohne Produktnamen: «Wenn eine Anfrage angenommen wird, entsteht genau eine Aufgabe für die zuständige Person mit der Originalanfrage.» Liste Ausnahmen auf: Bestandskunde, unvollständige Angaben oder wiederholte Übermittlung.

Bestimme einen Ort für aktuelle Informationen

Gib wichtigen Informationen ein Zuhause: Kontaktdaten im Kundendatensatz, Frist in der Aufgabe, freigegebene Unterlage in der Dokumentenablage. Verweise möglichst auf das Original, statt mehrere bearbeitbare Kopien zu pflegen.

Für eine bestehende Businessplattform kannst du Aufgaben und Abläufe mit iMATRIX organisieren. Die öffentliche Übersicht nennt Projekte, Zuständigkeiten und Automatisierung. Prüfe das passende Modul und deinen konkreten Prozess, bevor du sämtliche Übergaben als abgedeckt ansiehst.

Teste Ausnahmen vor dem Ausbau

1. Prüfe einige gewöhnliche Fälle im neuen Ablauf.
2. Übermittle dasselbe Ereignis zweimal und suche doppelte Aufgaben.
3. Teste unvollständige Angaben und vorübergehende Fehler.
4. Stelle sicher, dass eine benannte Person Fehler erkennt und lösen kann.
5. Dokumentiere manuellen Rückweg und Abschaltberechtigung.

Miss Bearbeitungszeit und nötige Korrekturen insgesamt. Ein schneller erster Schritt hilft nicht, wenn die nächste Person länger reparieren muss.

Wenn Standardverbindungen nicht reichen

Bei mehreren Systemen und eigenen Geschäftsregeln kann eine individuelle Integration sinnvoll sein. Outwork beschreibt APIs und automatisierte Abläufe: individuelle Schnittstellen und Workflows mit Outwork entwickeln.

Definiere vor der Beauftragung, was entsteht, wie Doppelungen vermieden werden, welche Fehler sichtbar sind und wie der manuelle Rückweg funktioniert.

Transparenz: iMATRIX und Outwork sind unsere eigenen Projekte. Die Links zeigen Umsetzungsmöglichkeiten und keine unabhängig gemessenen Einsparungen.

Quellen: Microsoft Learn: Business process flows overview.