Gemeinsame Regeln für hybride Zusammenarbeit

Hybride Arbeit wird schwierig, wenn alle anderen unausgesprochenen Regeln folgen. Eine Chatnachricht bedeutet für die eine Person «dringend» und für die andere «später lesen». Eine Entscheidung am Bürotisch erreicht das Homeoffice nicht. Eine gemeinsame Vereinbarung macht Erwartungen sichtbar und lässt Raum für unterschiedliche Rollen und Situationen.

Bei koordinationsbedürftiger Arbeit beginnen

Liste Tätigkeiten auf, die von anderen abhängen: Übergaben, Freigaben, Kundenbetreuung und gemeinsame Problemlösung. Trenne diese Bedürfnisse von Vorlieben über den Sitzplatz anderer. Manche Aufgaben profitieren von gemeinsamer Arbeit; andere brauchen Ruhe oder eine nur an einem Ort verfügbare Ausstattung.

Teste die Überlegungen an einer gewöhnlichen kommenden Woche. In einem fiktiven Designteam können ein gemeinsamer Workshop und individuelle Produktion unterschiedliche Lösungen brauchen. Plane die Zusammenarbeit um diese Aufgaben herum, statt jeden Bürotag als gleich wertvoll zu betrachten.

Kommunikationserwartungen klären

Der CIPD-Leitfaden zu hybrider Arbeit empfiehlt Teamregeln und Kommunikationsvereinbarungen im Rahmen der Organisationsrichtlinien. Mache daraus eine kurze lokale Vereinbarung: Welcher Kanal dient dringenden Fragen, wo werden Entscheidungen festgehalten und wann wird üblicherweise eine Antwort erwartet?

Unterscheide Arbeitsverfügbarkeit von ständiger Onlinepräsenz. Berücksichtige Zeitzonen, Teilzeit, Pausen und unerwartete Abwesenheiten. Erzeuge keine Erwartung, ausserhalb vereinbarter Arbeitszeiten Nachrichten zu überwachen. Prüfe die Vereinbarkeit mit geltenden Richtlinien und individuellen Abmachungen.

Gemeinsames Wissen gemeinsam ablegen

Wähle einen zugänglichen Ort für aktuelle Arbeitsdokumente und Entscheidungen. Ein Gespräch kann überall beginnen, sein Ergebnis muss aber die Betroffenen erreichen. Zugeschaltete Personen sollten Entscheidungen nicht aus Screenshots privater Chats rekonstruieren müssen.

Prüfe vor hybriden Treffen Ton, Zugang zu Unterlagen und Beteiligungsmöglichkeiten. Bei grösseren Gruppen kann eine Person auf Fragen der Zugeschalteten achten. Ziel ist ein verständliches Gespräch, nicht eine kompliziertere Technik.

Ergebnisse statt Sichtbarkeit prüfen

Vereinbare, wie fertige Arbeit und offene Abhängigkeiten besprochen werden. Ein sichtbarer Status sagt nicht, ob ein brauchbares Ergebnis vorliegt. Frage, ob Übergaben klarer sind, Termine machbar bleiben und Unterstützung erreichbar ist.

Erprobe die Vereinbarung und prüfe sie anschliessend mit dem Team. Ändere Regeln, die unnötige Reibung erzeugen, und halte die neue Fassung fest. Ein guter Einstieg ist kurz genug zum Merken und konkret genug für das nächste alltägliche Missverständnis.

Quellen: CIPD: Hybrid Working – Practical Guidance.