Geteilte Firmenfahrzeuge klar buchen und übergeben

Ein geteiltes Firmenauto braucht neben dem Kalender eine Übergabe. «Zurück» sollte mehr bedeuten als Schlüssel irgendwo im Büro. Wenige vereinbarte Kontrollen zeigen der nächsten Person Standort, Bereitschaft und offene Probleme vor der Abfahrt.

Den Umfang einer Buchung festlegen

Erfasse Fahrzeug, Fahrperson, Abfahrt und erwartete Rückkehr. Plane Abholung und Vorbereitung ein, statt nur reine Fahrzeit zu buchen. Kläre, wer bestätigt, wie Überschneidungen gelöst werden und wann Änderungen mitzuteilen sind.

Führe genau einen verbindlichen Kalender oder eine Liste. Eine mündliche Änderung genügt nicht, wenn der gemeinsame Eintrag unverändert bleibt. Bei Verspätung muss klar sein, wer informiert wird, bevor jemand das fehlende Auto entdeckt. Nur erforderliche Personen erhalten Zugriff.

Eine kurze Abholkontrolle nutzen

Zeige den Fahrpersonen den festen Ort für Schlüssel, Nutzungsregeln, Unterlagen und Pannenkontakt. Die verantwortliche Stelle prüft Ausweis und Berechtigung nach dem bestehenden Firmenablauf. Eine Buchung allein erlaubt noch keine Fahrt.

Sichtbare Schäden, Warnungen und ungeeignete Zustände sollen gemeldet werden. Eine Diagnose ist nicht Aufgabe der Mitarbeitenden. Bei Unsicherheit über Sicherheit oder Verkehrstauglichkeit braucht es vor der Nutzung eine Beurteilung durch die zuständige Stelle.

Die Rückgabe für die nächste Person nutzbar machen

• Wo steht das Fahrzeug, wo liegen die Schlüssel?
• Welcher Tank- oder Ladestand bleibt zurück?
• Ist die Ausrüstung vorhanden und der Laderaum bereit?
• Wurden Schäden oder Mängel der benannten Stelle gemeldet?

Vereinbare den Rückgabestandard vorher, einschliesslich Tanken, Laden und Ausgaben. «Bereit» darf nicht für jede Fahrperson etwas anderes bedeuten. Ist eine Ausnahme unvermeidlich, halte sie für die nächste berechtigte Person sichtbar fest.

Der TCS beschreibt ein Bordbuch als Hilfe zur Dokumentation von Poolfahrzeugnutzung. Nutze einen passenden Nachweis mit erforderlichen Fahrtangaben, ohne aus der Übergabe unnötige Mitarbeiterüberwachung zu machen.

Problemen eine verantwortliche Person geben

Eine Meldung muss jemanden erreichen, der handeln kann. Zeige klar, ob das Auto weiter buchbar ist. Reparatur und vorübergehende Einschränkungen gehören in denselben Ablauf. Prüfe wiederkehrende Probleme wie fehlende Kabel oder späte Rückkehr und passe den Prozess an, statt jede Fahrt mit einer langen Liste zu belasten. Eine verlässliche Übergabe bleibt kurz, konkret und wird konsequent genutzt.

Quellen: TCS: TCS-Bordbuch – Ein nützliches Hilfsmittel.